Mari Belajar Teknik Kutip Hutang...

(sumber : http://suhaimiramly.wordpress.com/2010/11/02/kutip-hutang/)

Kutip hutang merupakan satu skill bisnes yang amat amat penting. Ini adalah satu skill yang tidak diajar di business-business school, dan kurang dibincangkan oleh para peniaga. Walau bagaimanapun, tanpa skill mengutip hutang (dalam bahasa yang lebih sopan “accounts receivable management”) yang betul, bisnes anda boleh lingkup terutama jika anda menjalankan bisnes kecil.

Alhamdulillah setakat ini kutipan kami berada pada tahap ~90%, walaupun kadangkala ada hutang yang lambat dibayar.

Orang Melayu mempunyai sikap lemah lembut, pemalu, dan murah hati. Semua sikap ini mulia, tapi jika dibawa ke dalam perniagaan secara tak bertempat, alamat lingkup lah perniagaan dek hutang yang tak terkutip.

Ini adalah beberapa perkara penting mengenai hutang:

1. Jangan beri hutang / credit period untuk orang yang anda segan memintanya.

Jika anda ingin berurusniaga dengan saudara-mara rapat, saudara-mara yang lebih berumur, kawan baik, kawan lama, orang-orang kenamaan, pastikan anda berfikir dua kali sebelum memberi hutang atau credit. Ini kerana jika orang tersebut tidak bayar, anda akan berasa segan untuk memintanya. Segan-segan lama lama jadi hutang lapuk.

2. Hutang mesti direkod dalam bentuk bertulis.

Ini adalah sesuatu yang mesti untuk hutang peribadi (rujuk Al-Baqarah ayat 282 mengenai kepentingan merekod jumlah dan tempoh hutang secara bertulis, walaupun untuk jumlah yang sedikit). Lebih baik jika ada 2 orang saksi terhadap hutang tersebut. Saya agak strict dengan hutang peribadi, sesiapa yang tidak rapat dengan saya yang mahu meminta hutang, saya insist untuk dapatkan 2 saksi yang tandatangan perjanjian itu. Setakat ini semua bayar balik 100% on time. Kecuali dengan kawan-kawan rapat, saya rekod dalam email sahaja. Yang penting ialah merekodkan jumlah dan tempoh hutang.

Kenapa perlu rekod tempoh hutang? Ini kerana sebelum tempoh hutang itu tamat, anda sebagai pemiutang TIDAK BOLEH mengutip hutang, walaupun dengan cara perli atau memberi hint-hint yang halus (“ehem ehem sakan shopping nampak? gaji dah masuk ke?” sebagai contoh). Ingat, jangan mention langsung hutang selagi tempoh hutang tidak tamat. Penghutang mempunyai hak untuk tidak diganggu / “to be left alone” sehingga tempoh hutang.

Lepas habis tempoh hutang? KUTIP!!!!! Call, SMS, email, perli, cakap direct, minta, rayu, marah, pujuk, dsb. Semua cara tersebut adalah valid (yang tak valid ialah cara ah long — simbah cat merah dan kurung dalam kandang anjing). Sebagai pemiutang sekarang adalah hak anda untuk mendapatkan semula wang anda. Kalau anda kesian pun, kesian itu adalah dikira sebagai sedekah. Jika anda bermurah hati memanjangkan tempoh hutang, ini adalah satu amalan mulia dan anda akan mendapat pahala yang banyak. Kalau murah hati lagi, nak burn hutang pun tak apa. Tapi itu semua optional. Jika anda tak murah hati, anda berhak mengutip hutang on time. Jangan malu-malu jangan segan-segan.

Itu semua cerita hutang peribadi. Bagaimana pula dengan hutang bisnes?

Dokumen perjanjian hutang/credit bagi bisnes ialah INVOIS. Di dalam invois mesti diletakkan tempoh hutang, dan orang yang menerima invois mesti faham akan tempoh masa yang diberikan dan apa natijahnya jika tempoh credit tersebut dilanggar.

3. Menuntut hutang dengan swasta / individu

Jika anda berurusan dengan swasta atau individu, sebagai pemiutang anda mempunyai kuasa untuk menuntut hutang anda selepas tamat tempohnya. Anda boleh call setiap hari, email setiap hari, marah penghutang anda, ugut untuk mengambil tindakan peguam, report kepada pihak berkuasa dan macam-macam lagi. Semua tindakan tersebut adalah pilihan anda yang sah. Jangan takut. Kena sedikit ruthless dalam bab ini. Kutip hutang dari swasta dan individu adalah lebih mudah dari kutip hutang dengan kerajaan. Mereka tiada kuasa. Yang mereka boleh buat ialah lari sahaja.

Cuba tengok macamana syarikat besar kutip hutang. Kalau SYABAS tak bayar 2 bulan, mereka akan hantar pink letter, beri amaran potongan bekalan air (walaupun yang tertunggak cuma RM 50). Kalau Maxis terlewat bayar sebulan, kena block line. Kalau tak bayar 3 bulan, dapat letter dari collection agency, ugut untuk ambil tindakan undang-undang. Kalau Astro tak bayar 2 bulan, kena block. Anda juga kena ikut contoh mereka ini. Jangan beri muka sangat kepada orang yang lambat bayar hutang. Siapa culas, pulas telinga mereka.

4. Menuntut hutang dengan kerajaan

Bagaimana dengan kerajaan? Yang ini memang membengangkan. Kalau agensi kerajaan/kementerian bayar lambat, kerani kewangan keluar macam2 alasan yang tak munasabah: “HQ belum reply”, “duit peruntukan belum masuk”, “invois silap tarikh”, “invois tak ada sign” (jahil betul, invois mana ada sign, mana lah kerani-kerani ni belajar. Cuba faham apa itu invoice: http://en.wikipedia.org/wiki/Invoice), “dokumen tak ikut format” dan pelbagai lagi alasan yang dibuat kononnya untuk mengikut prosedur. Apakan daya, mereka hanya lah kerani yang menurut perintah. Nak marah lebih-lebih pun tak boleh.

Invois yang anda keluarkan seumpama tak ada makna kalau berurusan dengan kerajaan. Kalau kita tulis bayaran sepatutnya settle 2 minggu after delivery date dalam invois, agensi kerajaan ini akan bayar suka hati bila mereka mahu. Tak ada tindakan boleh diambil, dan ini lah yang menyebabkan ramai peniaga frust bila berurusan dengan kerajaan. Kadangkala kerani pula yang marah kita bila kita selalu call.

Jadi bagaimana? Ada beberapa cara yang boleh anda lakukan (ini semua mengikut pengalaman saya, follow these at your own peril):

a) Jangan berurusan dengan kerani kewangan berkenaan hal bayaran. Mereka ini cuma robot sahaja. Berurusan dengan pegawai yang jaga duit, kalau lebih baik lagi pengarah mereka.

b) Jangan malu-malu. Call, SMS, email, hantar surat setiap hari atau setiap 2 hari menuntut hak anda. Beri petunjuk bahawa anda tak akan berhenti menghubungi mereka walau apa jua alasan yang diberi. Biar sampai mereka fed-up tak mahu bercakap dengan anda, atau menggunakan kata-kata kesat pada anda. Jika sampai peringkat itu, lapor kepada boss mereka. Orang kerajaan ni takut kalau client mereka (i.e. rakyat) buat laporan yang boleh memberi kesan pada karier mereka.

c) Buat surat rasmi/email dan cc kan kepada semua orang di atas chain of command pegawai tersebut (pengarah, ketua pengarah, kalau boleh menteri sekali). Orang-orang atas tu takkan baca pun, tapi ini cukup untuk menggerunkan hati pegawai kerajaan yang mendewa-dewakan hierarki itu.

d) Kalau nak power lagi, ambil surat tersebut (bahagian (c)) dan beratur di service center ADUN anda ketika YB datang ke service center (selalunya hari Selasa). Minta beliau signkan sokongan beliau, tak sampai 5 saat pun. ADUN yang baik biasanya tak kisah sign surat-surat macam ini. Tujuannya bukanlah untuk meminta tolong ADUN sangat tapi tak menggerunkan pegawai kerajaan yang suka melengah-lengahkan proses. Mereka ni cuak kalau ada sign Dato itu Dato ni. (Note: hanya berkesan dengan ADUN Barisan Nasional sahaja.)

e) Jangan terima apa-apa alasan. Kalau mereka beri 1001 alasan, pastikan anda bercakap telefon dengan mereka selama 15-30 minit, bangkang segala alasan mereka dan buang masa mereka supaya mereka tension dan tertekan. Mereka ni suka tolak-tolak tanggungjawab pada orang lain — HQ tak approve, bos belum sign, duit tak masuk lagi, bahagian kewangan tak meeting lagi — seakan-akan mereka sahaja yang betul. Bangkang semua alasan mereka, dan tujukan api kemarahan anda kepada pegawai yang menjaga bahagian payment. Apa guna belas kasihan dalam menuntut hak anda. Let them know you mean business.

f) Bercakap dengan penolong pengarah/pengarah dan ugut untuk mengambil tindakan undang-undang. Walaupun berkemungkinan mereka tidak layan, tapi mereka akan merasa sedikit gerun terutamanya jika mereka hampir pencen atau hampir naik pangkat (mereka cuba untuk elak apa-apa masalah). Taktik ini mungkin kurang berkesan, tapi boleh dicuba.

g) (yg ni jahat sikit heheh) Kalau anda berurusan dengan pegawai Melayu (99%), cara paling efektif ialah memainkan sentimen agama dan bangsa. Cakap lah something like “kalau tak bayar jugak minggu ni, saya taknak terima apa-apa bayaran pun, saya tuntut kat akhirat nanti” kekeke kalau pegawai tu jenis pak lebai sikit, sure dia menggeletar takut. Atau kalau nak guna sentimen bangsa, cakap something like “inilah dia kerajaan, orang melayu nak meniaga, kerajaan lah yang bagi lingkup sebab taknak bayar”. Ini taktik yang boleh dikatakan kotor, again, use it at your own peril.

h) Kalau tak dapat-dapat jugak, atau bayaran lambat yang melampau (lebih 1 tahun), jangan malu jangan segan, jumpa lawyer. Lawyer sure seronok ambil kes ini, especially jika dokumen seperti LO sudah dikeluarkan. Saman agensi tersebut dengan jumlah 5x bayaran yang dituntut untuk cover court cost, lawyer fee, opportunity cost, interest, etc. Bila mereka ni dapat panggilan lawyer atau surat mahkamah, confirm mereka panik dan akan cepat bayar. Kalau tak insaf juga, let the courts decide.

i) (tambahan, tips dari kawan saya Johan) Kalau penghutang bayar lambat, cakap kat dia mintak tolong bayar cepat sebab ahlong dah mintak duit daripada saya…tolonglah encik…kekekeke…sure mereka simpati.

__________________

Saya menggalakkan cara-cara yang radikal dan agresif dan confrontational dalam mengutip hutang. Elakkan perasaan malu, segan, murah hati, dalam menuntut hak anda sebagai entiti perniagaan. Cadangan-cadangan saya ini agak berat untuk diterima sesetengah orang kerana saya menggalakkan konflik. Walau bagaimanapun, orang-orang lama dalam perniagaan sudah pasti bersetuju dengan saya.

Cadangan-cadangan ini ditulis mengikut pengalaman saya sahaja kerana cara lemah-lembut dan murah hati tidak berkesan dan akan menyebabkan anda mudah dipijak oleh orang lain. Kita kena bersifat tegas dalam menuntut hak kita. Hutang atau receivable adalah 100% hak kita, dan apa jua cara yang digunakan, lembut atau keras (tapi tak sekeras ahlong), adalah sah. Orang yang bermurah hati akan berkata “ish, takkan nak kutip hutang sampai camtu sekali, nanti customer lari”. Jawapan saya: lebih elok customer sekali tapi bayar hutang full, daripada repeat customer yang tak bayar hutang. Anda menjalankan perniagaan bukannya charity.

( Aku memang lemah bila part nak kutip2 hutang ni..hati tak cukup kering kot..so selalunya memang aku tak kasi hutang kat orang melainkan aku dah niat nak sedekah..sebab aku tau, kalau aku kasi hutang, peratusan tinggi aku tak mintak balik sebab segan...tapi bila ada post macam ni, memang bagus untuk orang2 macam aku ni hehe..)